Documentos digitalizados podem ser acessados instantaneamente a partir de qualquer lugar, melhorando a agilidade e a eficiência no trabalho. Ferramentas de busca por palavras-chave (via OCR) permitem encontrar informações específicas rapidamente, simplificando a consulta de grandes volumes de dados.
Meios de Armazenamento
Armazenamento em Nuvem:
- Google Drive: Oferece uma integração conveniente com outras ferramentas do Google e permite fácil compartilhamento e colaboração.
- Dropbox: Conhecido pela sua interface simples e confiável, é excelente para armazenar e sincronizar arquivos entre dispositivos.
- OneDrive: Integrado com o Microsoft Office, facilita a colaboração em documentos e oferece funcionalidades robustas de sincronização.
- iCloud: Ideal para usuários de dispositivos Apple, oferecendo armazenamento integrado com iOS e macOS.
Armazenamento Local:
- Discos Rígidos Externos: Oferecem grandes capacidades de armazenamento a um custo relativamente baixo. São ideais para backups e arquivamento de grandes volumes de dados.
- Unidades de Estado Sólido (SSD): Mais rápidas e duráveis que os discos rígidos tradicionais, porém geralmente mais caras.
- Pen Drives: Portáteis e convenientes para transferências rápidas de arquivos, embora com menor capacidade comparado aos discos rígidos e SSDs.
- Servidores Locais: Utilizados por empresas para armazenar grandes quantidades de dados, oferecendo controle e segurança aprimorados.
Backup e Segurança
A realização de backups regulares é crucial para proteger seus dados contra perdas acidentais, falhas de hardware ou ataques cibernéticos. Aqui estão algumas práticas recomendadas:
Regra 3-2-1:
- Mantenha três cópias de seus dados: O original e duas cópias.
- Use dois tipos diferentes de mídia de armazenamento: Por exemplo, disco rígido externo e armazenamento na nuvem.
- Armazene uma cópia off-site: Em um local físico diferente ou na nuvem para proteção contra desastres locais.
Automatização dos Backups:
- Softwares de Backup: Ferramentas como Acronis True Image, Backblaze e Carbonite podem automatizar o processo de backup, garantindo que seus dados sejam copiados regularmente sem intervenção manual.
Segurança dos Dados:
- Criptografia: Proteja seus PDFs com senhas ou criptografia para evitar acesso não autorizado.
- Autenticação em Duas Etapas: Adicione uma camada extra de segurança às suas contas de armazenamento em nuvem.
