É possível criar categorias, inserir metadados e estabelecer fluxos de trabalho que facilitam o controle e a recuperação rápida dos arquivos.
Facilidade de Busca: Arquivos digitais podem ser localizados rapidamente usando ferramentas de busca, economizando tempo e evitando a frustração de procurar documentos físicos.
Classificação Automática: Softwares de gerenciamento de documentos permitem classificar automaticamente arquivos digitais por categorias, data, relevância, etc., melhorando a organização e o acesso.
Acessibilidade Remota: Arquivos digitais podem ser acessados de qualquer lugar com uma conexão à internet, facilitando o trabalho remoto e a colaboração.
Redução de Espaço Físico: Manter arquivos em formato digital elimina a necessidade de grandes espaços de armazenamento físico, como armários de arquivo e estantes.
Versionamento e Histórico: É mais fácil manter e acessar diferentes versões de um documento digital, garantindo que as alterações sejam documentadas e rastreáveis
